Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями

Взаимодействие бухгалтерии с другими подразделениями

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями

Дата публикования: 2014-10-20; Прочитано: 389 | Нарушение авторского права страницы

Положение об отделе кадров (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДЕНО “Верона” приказом ООО “Верона” (ООО “Верона”) от 02.11.2011 N 15 ПОЛОЖЕНИЕ Москва об отделе кадров

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров (далее — отдел) является структурным подразделением ООО “Верона” (далее — организация).

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора.

1.3. Отдел подчиняется заместителю генерального директора.

1.4. Отдел создается с целью обеспечения организации трудовым ресурсами, комплектования кадрами служащих требуемых профессий и квалификации в соответствии с задачами и направлением ее деятельности, разработки кадровой политики организации, соблюдения прав, льгот и гарантий работников в области трудового права, а также ведения кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством РФ.

1.5. В своей деятельности отдел руководствуется:

— Конституцией РФ;

— Трудовым кодексом РФ;

— федеральными законами РФ;

— указами и распоряжениями Президента РФ;

— постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;

— Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

— государственными стандартами (ГОСТ);

— нормативными актами, разработанными и утвержденными Росархивом;

— перечнями типовых управленческих документов;

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек;

— Уставом организации;

— локальными нормативными актами.

2. Структура отдела

2.1. Структуру и количество штатных единиц отдела утверждает генеральный директор.

2.2. Отдел подчиняется начальнику отдела.

2.3. В состав отдела входят следующие должности:

— начальник отдела — 1 шт. ед.;

— ведущий специалист по кадрам — 1 шт. ед.;

— специалист по кадрам — 2 шт. ед.

3. Основные задачи

3.1. Основные задачи отдела:

— совершенствование процессов управления;

— подбор, отбор, прием на работу и расстановка кадров;

— учет личного состава работников;

— создание резерва кадров для выдвижения на вышестоящие должности;

— организация проведения аттестации работников;

— организация работы по профессиональной подготовке и переподготовке кадров;

— ведение кадрового делопроизводства;

— методическое руководство и координация деятельности кадровых подразделений филиалов;

— осуществление воинского учета.

Взаимоотношение бухгалтерии с другими подразделениями

Определение и разработка кадровой политики и стратегии в соответствии с направлением деятельности организации и сферой ее деятельности.

4.2. Формирование штатного расписания Предприятия.

4.3. Определение текущей потребности в кадрах.

4.4. Подбор квалифицированных специалистов путем:

— информирования работников организации об имеющихся вакансиях;

— размещения в средствах массовой информации объявлений о вакансиях;

— обращения в органы службы занятости;

— взаимодействия с учебными заведениями.

4.5. Комплектование организации необходимыми кадрами в соответствии с критериями отбора и оценкой нанимаемого персонала, в том числе:

— перемещение работников внутри организации;

— прием на работу новых работников.

4.6. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством — оформление трудовых договоров с работниками и изменений к ним, подготовка проектов приказов по личному составу и основной деятельности организации, заполнение личных карточек работников.

4.7. Ведение работы с трудовыми книжками, в том числе прием трудовых книжек от принимаемых на работу работников, их учет, хранение, заполнение, а также выдача при прекращении трудовых отношений.

4.8. Учет личного состава путем составления различного вида отчетов.

4.9. Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.

4.10. Оформление и учет служебных командировок (подготовка проектов приказов и служебных удостоверений).

4.11. Работа с листками нетрудоспособности.

4.12. Проверка правильности и полноценного заполнения табелей учета рабочего времени работниками структурных подразделений организации.

4.13. Подготовки и выдача справок о занимаемой должности и периоде работы в организации.

4.14. Взаимодействие со сторонними организациями:

— страховыми компаниями в части подачи сведений на оформление полисов обязательного медицинского страхования (ОМС) и добровольного медицинского страхования (ДМС);

— военными комиссариатами по вопросам постановки, снятия с воинского учета работников организации, их учета и предоставления отчетов.

— пенсионными фондами в целях предоставления документов для изготовления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования.

4.15. Подготовка кадровой документации для передачи в архив организации для дальнейшего хранения.

4.16. Организация работы с филиалами организации:

— контроль за соблюдением кадрового делопроизводства в филиалах;

— консультирование работников филиала в части трудового законодательства;

— получение отчетности о приеме, переводе и увольнении работников филиалов.

4.17. Подготовка материалов для представления работников к поощрению.

4.18. Подготовка материалов для привлечения работников к дисциплинарной ответственности.

4.19. Контроль за соблюдением дисциплины труда и выполнением работниками Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов.

4.20. Организация воинского учета работников.

4.21. Консультирование работников организации по вопросам трудового законодательства, в том числе и ответы на запросы, жалобы, обращения.

4.22. Планирование и участие в мероприятиях по аттестации, к которым относится:

— разработка локальных нормативных актов, на основании которых проводится аттестация;

— информационное обеспечение (составление графиков, приказов, характеристик);

— контроль за ходом проведения аттестации, выполнения решений аттестационной комиссии.

4.23. Установление потребности в повышении квалификации, переподготовке или обучении работников, документальное оформление направления на обучение.

4.24. Формирование и подготовка резерва кадров для выдвижения на вышестоящие должности.

4.25. Разработка комплекса мер по повышению мотивации работников.

4.26. Анализ текучести кадров.

5. Права и обязанности

5.1. Работники отдела имеют право:

— взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, с другими подразделениями организации, государственными и муниципальными органами, а также другими организациями;

— требовать от всех структурных подразделений материалы и сведения, необходимые для выполнения функций, возложенных на отдел;

— контролировать соблюдение трудового законодательства в организации, а также давать разъяснения по применению норм Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов;

— представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности всех подразделений организации в части, относящейся к компетенции отдела;

— представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в том числе и по вопросам подбора персонала;

— заверять документы по личному составу, выдаваемые работникам организации.

5.2. Работники отдела обязаны:

— обеспечить сохранность персональных данных работников при их обработке;

— соблюдать в своей работе нормы действующего законодательства.

6. Взаимодействие со структурными подразделениями

Отдел в процессе выполнения функций, возложенных на него, взаимодействует:

6.1. Со всеми структурными подразделениями.

6.1.1. По вопросам получения:

— табелей учета рабочего времени;

— заявлений;

— объяснительных записок;

— листков нетрудоспособности.

6.1.2. По вопросам предоставления:

— справок;

— выписок, копий запрашиваемых документов.

6.2. С бухгалтерией.

6.2.1. По вопросам предоставления:

— копий приказов по личному составу;

— табелей учета рабочего времени;

— листков временной нетрудоспособности;

— заявлений для начисления и выплаты пособий;

— документов для оформления служебных командировок.

6.2.2. По вопросам получения:

— информации о заработной плате работников.

6.3. С правовым отделом:

6.3.1. По вопросам получения:

— разъяснений действующего законодательства и порядка его применения.

6.3.2. По вопросам предоставления:

— проектов документов для согласования.

6.4. С отделом документационного обеспечения:

6.4.1. По вопросам:

— регистрации входящей и исходящей корреспонденции, приказов по общей деятельности;

— отправки писем и иных документов;

— передачи документов на архивное хранение.

6.5. С лицами, ответственными за кадровое делопроизводство в филиалах:

6.5.1. По вопросам:

— отправки и получения информации, кадровой документации для координации и контроля за деятельностью кадровых подразделений в филиалах;

— направления методических материалов, включая локальные нормативные акты, для ознакомления работников филиалов и применения их в работе;

— консультирования по вопросам кадрового делопроизводства и трудового законодательства в целом.

7. Ответственность

Отдел несет ответственность:

7.1. За несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на отдел задач.

7.2. За несоблюдение законодательства в области трудового права.

7.3. Работники отдела несут персональную ответственность в пределах должностных обязанностей, определенных трудовым договором.

7.3.1. Работники отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случае и в порядке, предусмотренном законодательством.

7.3.2. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности предусмотрен Правилами внутреннего трудового распорядка.

СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического управления

Матвеев Е.П. Матвеев

Начальник отдела кадров

Полякова Е.А. Полякова

Источник: https://printscanner.ru/vzaimodejstvie-buhgalterii-s-drugimi/

Организация взаимодействия экономических служб предприятия с другим

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями

Главный экономист предприятия может выполнить определенный расчет и представить отчет руководству только после получения документации от структурных подразделений, прежде всего производственных.

Такая документация появляется в экономической службе не мгновенно, в лучшем случае — через несколько дней.

Поэтому главному экономисту, который желает владеть актуальной информацией, заявить о себе как об авторитетном специалисте, будет полезно применять в работе небольшой управленческий инструментарий.

Проблематика

Финансово-экономическая служба предприятия чаще всего включает три подразделения, тесно взаимодействующих между собой. Это бухгалтерия, финансовый и планово-экономический отделы.

Проблематика, которая часто наблюдается в таких подразделениях на производственных предприятиях:

  • бухгалтерский и управленческий учет ведется не оперативно, несмотря на большой штат финансово-экономических работников и компьютеризацию (на составление и обработку отчетности требуются определенные временные затраты);
  • главный экономист не может своевременно подготовить руководству информацию о том, какая себестоимость экспериментальной партии продукции, за счет каких факторов резко увеличились затраты предприятия и т. п.;
  • работа по решению одной и той же задачи выполняется одновременно 2–3 специалистами, причем каждый из них даже не догадывается об этом, делает ее по-своему (в итоге к руководству попадают совершенно разные отчеты, которые отличаются финансовыми показателями);
  • нехватка рабочего времени на проведение надлежащего и всестороннего анализа;
  • при ежедневной обработке установленной текущей документации теряется суть, а важные моменты не видны за рутиной;
  • проблема информационного взаимодействия с производственными подразделениями (несвоевременное поступление важной и актуальной информации).

Управленческий инструментарий

Рассмотрим инструменты, использование которых позволяет главному экономисту преодолеть подобную проблематику.

1.                  Предприятие занимается реализацией крупного проекта. Часть инвестиций уже осуществлена. Поставщик получил предоплату за оборудование (материалы, техническую документацию, нематериальные активы).

Часто такие суммы проходят мимо главного экономиста, поскольку нет поступлений товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на склад, а со склада — на производственный участок.

Но, как правило, руководство предприятия требует от экономиста назвать сумму освоенных затрат по проекту.

Решение проблемы:

  • главный экономист визирует все договоры либо договоры определенного направления (например, только на покупку оборудования);
  • главный экономист визирует счета-фактуры, заявки на оплату или иные документы, санкционирующие оплату поставщикам, подрядчикам;
  • бухгалтер-финансист, выполняющий оплаты, ежедневно предоставляет главному экономисту информацию о фактически проплаченных суммах (желательно в разрезе проектов, направлений деятельности предприятия).

Каждый из представленных методов имеет свои преимущества и недостатки, а применение какого-либо из них связано со спецификой внутренней структуры предприятия. Тем не менее все три варианта позволят главному экономисту знать фактически освоенные затраты по проектам, располагать информацией о структуре расходов.

2.                  Главный экономист должен владеть информацией о том, куда, на какие проекты, эксперименты, производственные задания расходуются уже закупленные товарно-материальные ценности.

Решение проблемы:

  • организовать выписку товарно-материальных ценностей со склада в производство строго по лимитно-заборным картам, подготавливаемым подчиненными главного экономиста;
  • выписка ТМЦ сверх лимитно-заборных карт может выполняться только после разрешения руководства и визы главного экономиста;
  • если количество лимитно-заборных карт большое, у предприятия широкая номенклатура либо не хватает специалистов для работы именно по таким картам, то в целях владения актуальной информацией выписка товарно-материальных ценностей со склада должна производиться только после визы главного экономиста. Здесь важно обеспечить оперативность, чтобы не вызвать простои в производстве, а также избегать излишней забюрократизированности. Например, главный экономист может визировать только заявки на ТМЦ, превышающие 50 000 руб., либо только заявки по проекту «С», который в настоящее время актуален для руководства;
  • главный экономист периодически (не реже одного раза в неделю) просматривает и анализирует ведомость, в которой содержатся данные о выданных со склада товарно-материальных ценностях (в разрезе наибольших сумм, актуальных проектов, определенной статьи затрат и т. п.).

3. Предположим, на предприятии проводится важный и дорогостоящий эксперимент, а главному экономисту нужна информация о затратах по эксперименту в режиме реального времени.

В отношении товарно-материальных ценностей это легко обеспечить подписанием заявок на ТМЦ. Таким же образом следует поступить и в отношении трудозатрат.

Начисление заработной платы рабочим производят по нарядам, рапортам, сменным заданиям, поэтому данные документы также должны пройти через экономическую службу. Они должны быть завизированы главным экономистом.

4. Как экономисту узнать, что на предприятии начат эксперимент или новый проект? Во-первых, должна быть внедрена необходимая система документирования подобных работ (например, с помощью позаказной системы, системы проектов или иной учетной единицы). Во-вторых, когда возникают такие новые учетные единицы, они документируются. В данном случае оформляют:

  • техническое задание на проект;
  • карточку на открытие заказа (при позаказной системе);
  • служебную записку на открытие управленческого счета;
  • маршрутную карту и др.

Перечисленные документы должны в обязательном порядке визироваться главным экономистом или иным уполномоченным сотрудником экономической службы.

Визируя такие документы, экономист одновременно создает в учете отдельную учетную единицу, предназначенную для накопления затрат.

Периодически (например, ежемесячно) экономист может анализировать сложившуюся себестоимость по наиболее важным для руководства заказам, проектам и представлять директорату отчеты, показывая свои знания о происходящих производственных процессах.

5. Главному экономисту следует периодически (раз в три дня, раз в неделю, раз в 10 дней, ежемесячно) проводить анализ учетных бухгалтерских данных, балансов по материалам и трудозатратам, оборотно-сальдовых ведомостей по различным счетам и структурным подразделениям, а также анализ отчетности по зарплатам, премиям, бонусам.

6. Главному экономисту важно знать реальное положение дел на предприятии. Наиболее оптимально это осуществить, будучи членом постоянно действующих комиссий: комиссии по вводу в эксплуатацию и списанию основных средств, по списанию незавершенного производства (НЗП), по неликвидам.

Участвуя в работе таких комиссий, можно получить информацию о том, какое новое оборудование ввели в эксплуатацию, какие объемы списания, какая номенклатура списывается. Кроме этого, экономисту будут известны причины списания и уценки, причины и следствия образования неликвидов и др.

Это может задать экономисту направление его последующей работы, которая поможет выявить скрытые резервы, будет интересна руководству, полезна для предприятия в целом.

Следует отметить, что важно не просто быть членом комиссии. Главному экономисту нужно и самому в плановом или неплановом порядке инициировать проведение ревизий, инвентаризаций, проверок (товарно-материальных ценностей, НЗП, основных фондов, расчетов с поставщиками и подрядчиками и т. п.).

7.

Если существует постоянная проблема взаимодействия с отдельным структурным подразделением, нежелание определенного отдела (как правило, его руководителя) предоставлять данные и информацию в нужном формате и надлежащего качества, экономист может в течение, например, недели поработать в одном из таких проблемных отделов или рядом с одним из проблемных специалистов. Это позволит сделать соответствующие выводы, выявить как свои ошибки, так и недочеты в работе проверяемого подразделения/сотрудника, знать, кто и чем занимается в действительности, какие вопросы решает, на что влияет, а что вне влияния и контроля отдельного должностного лица. Данное мероприятие позволит главному экономисту быстро внедрить новые инструменты учета и контроля, оптимизировать свое взаимодействие с таким отделом/специалистом. Главное условие в данной ситуации — всесторонняя поддержка высшего руководства.

Большинство предложенных инструментов связано с подписанием документов, но это не означает, что главный экономист только и должен, что ставить свои подписи.

Такая работа не должна занимать более 8 % от общего рабочего времени.

Если автоматизация учетных систем на предприятии имеет достаточно высокий уровень, то визирование может осуществляться посредством электронной согласующей подписи, а не в привычном виде.

Для закрепления предложенного инструментария, придания ему силы распорядительного документа необходимо конкретные мероприятия зафиксировать с помощью приказа руководителя предприятия.

Общество с ограниченной ответственностью «Производство»

(ООО «Производство»)

ПРИКАЗ

02.03.2015                                                                                                                                                                                      № 84

г. Ростов-на-Дону

Об оптимизации взаимодействия структурных подразделений

и повышении качества экономической информации ООО «Производство»

С целью улучшения взаимодействия всех структурных подразделений, оптимизации документооборота, ускорения процесса получения планово-экономическим отделом актуальной производственной, финансовой, экономической документации, повышения качества составленной управленческой отчетности, своевременности предоставления отчетов руководству, ужесточения контрольных мероприятий

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Специалистам юридического отдела, занимающимся подготовкой договоров, визировать все заключенные договоры у начальника планово-экономического отдела Михайловой В. С., если общая сумма договора превышает 100 000,00 руб., в срок до 3 (трех) рабочих дней с момента подписания их директором.

2. Бухгалтеру финансового отдела Климкину П. П. ежедневно до 13.00 предоставлять начальнику планово-экономического отдела Михайловой В. С. отчет об уплаченных денежных средствах за предыдущий день в разрезе проектов.

3. Выписку товарно-материальных ценностей на основное производство осуществлять строго по лимитно-заборным картам, оформляемым сотрудниками планово-экономического отдела.

4. Начальнику планово-экономического отдела Михайловой В. С. организовать в 30-дневный срок от даты издания приказа оформление лимитно-заборных карт на выписку товарно-материальных ценностей, предназначенных для основного производства.

5. Выдача товарно-материальных ценностей со склада на участки и в цеха, стоимость которых превышает 50 000,00 руб., согласно лимитно-заборным картам либо накладным, требованиям-накладным производится только после визирования указанных документов начальником планово-экономического отдела Михайловой В. С. либо ее заместителем Прокофьевой М. А.

6. Сотрудникам производственно-диспетчерского отдела перед началом работ по проектам и экспериментам предоставлять в планово-экономический отдел карточку проекта, карточку открытия заказа на эксперимент.

Запрещается выписка ТМЦ со складов, выдача сменных заданий и нарядов рабочим на начало работ по новым проектам, экспериментам до извещения начальника планово-экономического отдела Михайловой В. С. либо ее заместителя Прокофьевой М.

А. о начале таких работ.

7. Бухгалтерам расчетного отдела, начисляющим заработную плату работникам предприятия, предоставлять начальнику планово-экономического отдела Михайловой В. С. сведения о трудозатратах по проекту «15.2. Мельница шаровая № 2» ежедневно.

Источник: https://www.profiz.ru/peo/5_2015/vzaimodejstvie-sluzhb/

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями

Принцип взаимосвязи бухгалтерского и налогового учета свидетельствует о различных подходах к величине прибыли, что требует ее корректировки для целей налогообложения.

Указанные принципы и требования к ведению бухгалтерского учета, заложенные в международных стандартах, позволяют сделать вывод, что существующие сегодня в Российской Федерации стандарты во многом совпадают с международными стандартами.

Подтверждением этого служит программа реформирования бухгалтерского учета и Концепция развития бухгалтерского учета на среднесрочную перспективу. Эта программа содержит три главные составные части, каждая из которых обязательна для ее выполнения в целом: 1) нормативное обеспечение; 2) становление профессии бухгалтера; 3) учебно-методическую.

Важно

С отделами главного механика и главного энергетика Получает: извещения о выполнении заказов; утвержденные в установленном порядке акты на списание оборудования и энергооборудования с баланса; утвержденные в установленном порядке акты на передачу или на продажу оборудования, акты на передачу оборудования из ремонта в эксплуатацию. Представляет: информацию о затратах, произведенных на содержание и ремонт оборудования; информацию о наличии основных и оборотных средств в сопоставлении с нормативом.

3. С инструментальным отделом Получает: отчетную документацию по производству инструмента и оснастки; расчеты по нормам запаса на центральном инструментальном складе.

Электронная библиотека

С сектором труда и заработной платы планово-экономического отдела Получает: — смету использования фонда поощрения; — положения о материальной помощи и выплатах социальных льгот; — утвержденные положения о премировании работников; — штатное расписание; — нормы и системы оплаты труда. Представляет: — сведения о фактически начисленной и использованной заработной плате по категориям работающих и структурным подразделениям; — сведения об использовании фондов поощрения, материальной помощи и социальных льгот.
5. С отделом сбыта Получает: — экземпляры хозяйственных договоров с поставщиками и покупателями организации и дополнительные соглашения к ним; — информацию об изменении имущественного положения партнеров, которые могут привести к неисполнению договоров или нанесению ущерба имущественному положению организации.

Взаимоотношения бухгалтерии со структурными подразделениями

А Вы … Каждому россиянину присвоят уникальный номер Елеша, Вы писали:Стукачки! А потом сами плакать будут и спрашивать «за что?»А как докажут, что сд… Квартиросдатчиков, неуплачивающих налоги, вычисляют по анонимным сообщениям соседей Мы не в ЕС.

Никто стучать не будет, потому что со стукачами разговор короткий . Если из квартиры … Квартиросдатчиков, неуплачивающих налоги, вычисляют по анонимным сообщениям соседей Бюджеты регионов спасают.

Чтоб им было с чего проценты за кредиты банков платить. Сначала регионы… Появится новый налог для самозанятых Здорово! Как скоту на фермах.

Хотя и счас скот пронумеровали. А Вы сомневались, что ли? Кре… Каждому россиянину присвоят уникальный номер как продаются билеты на концерты звезд эстрады и какие от них сборы в казну поступают.

Таблица 1.1 Документооборот бухгалтерии со структурными подразделениями организации Структурное подразделение Состав и наименование документов Цех Документы по отдельным хозяйственным операциям (на выпуск продукции и т.д.), производственные отчеты по затратам и др.

Склад Документы по движению товарно-материальных ценностей (поступление, отпуск, перемещение) Плановый отдел Утвержденные разработки плановых показателей по всем видам деятельности организации (смета расходов и доходов) Отдел труда и заработной платы Положение об оплате труда и премировании отдельных категорий работающих, изменении ставок, окладов, штатов Отдел кадров Списки лиц (приказы) о зачислении (принятии) на работу, увольнении, отпуске, перемещении внутри организации Отдел главного механика Документы на движение оборудования и его ремонт, о работе автотранспорта и др.

Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами.

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок.

Образец регламента взаимодействия между отделами, в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого.

В этой связи, формируя образец регламента взаимодействия между отделами, следует принимать во внимание три ключевых принципа:

  1. Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
  2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
  3. Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

Цели

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

  1. Установление и поддержание порядка при оформлении документации, эффективный контакт между структурными единицами.
  2. Предотвращение конфликтных ситуаций в коллективе. Если заранее будет определены схемы взаимодействия по работе, доля участия того или иного сотрудника в процессах, спорные ситуации не возникнут.
  3. Оперативное вхождение в коллектив новичков. Регламент помогает разобраться со структурой взаимодействий, указывает, какие документы будут использоваться работником, с какими службами он будет контактировать.
  4. Контроль дисциплины.
  5. Более быструю передачу дел другому сотруднику (при увольнении или выходе в отпуск).
  6. Предотвращение потерь финансовых, человеческих и временных ресурсов.

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Определения, термины и сокращения.
  3. Описания процессов.
  4. Ответственность.
  5. Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления.

При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами.

Образец для ЛПУ, в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст.

На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ. В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты.

Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.

Инструкция

На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности.

Он и может стать лицом, ответственным за составление регламента взаимодействия между отделами. Образец документа должен обсуждаться всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников.

Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой, а сотрудник, отвечающий за него, хорошо понимает все этапы реализации, то он может сам составить схему работы с другими структурными единицами. После этого ему следует обсудить документ с остальными участниками.

Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения.

После этого регламент взаимодействия между отделами компании передается руководителю.

Утверждение

Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании. Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа. Их необходимо соблюдать менеджеру, составляющему регламент взаимодействия между отделами. Пример основных стадий:

  1. Определение процессов.
  2. Выстраивание диаграммы.
  3. Детальное описание.
  4. Составление текста.

Ответственный специалист изучает распорядок сотрудников в разных подразделениях. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включаемого в регламент взаимодействия между отделами. Пример: “Газовая станция осматривается с использованием таких технических средств, как… По завершении обследования составляется отчет”.

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за составление регламента, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, обладать соответствующей квалификацией и уровнем профессионализма. Цель, которую ставит документ, должна быть ясна работникам. В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Оптимизация и проектирование

Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в составлении документа отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов.

Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа.

В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

Для введения нового регламента необходимо:

  1. Признать предыдущие документы утратившими силу.
  2. Внести новые локальные акты для активации регламента.
  3. Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
  4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
  5. Изготовить бланки неунифицированных документов.
  6. Изменить или дополнить штатное расписание.
  7. Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
  8. Обучить исполнителей новым правилам.
  9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
  10. Осуществить пробное внедрение регламента.
  11. Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
  12. Ввести в действе окончательный вариант документа.
  13. Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной.

Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна.

Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей.

Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации.

К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается регламент, состоящий из 5-7 страниц. При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества.

В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству.

Организация работы осуществляется на основании сложившихся стереотипа о том, что информационная безопасность является частью обеспечения информтехнологии.

Если на предприятии не происходит конфликтов между этими службами, то руководитель может задуматься над тем, чтобы оформить службу ИБ в качестве отдельной структуры ИТ-отдела. Соответственно, придется выделить больше ресурсов, в том числе и финансовых, на обеспечение такой деятельности.

Типовой образец

В Общих положениях указываются:

  1. Назначение документа. Как правило, присутствует такая фраза: “Настоящим регламентом определяется порядок…”.
  2. Сфера действия. Регламент может распространяться на работников или объекты.
  3. Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
  4. Правила утверждения, корректировки, отмены регламента.

В разделе “Термины, сокращения, определения” приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке. Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова “это”, через тире.

В разделе “Описание процесса” дается пошаговая характеристика. Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.

Источник: https://FB.ru/article/320031/obrazets-reglamenta-vzaimodeystviya-mejdu-otdelami-primeryi

Ресурс закона
Добавить комментарий