Как присвоить номер исходящему письму

Как присвоить номер исходящему письму

Как присвоить номер исходящему письму

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях.

Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Исходящие документы (десктоп-клиент)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации
  • Помощь: Правила регистрации исходящих документов
  • Регистрация документов в вопросах и ответах
  • Исходящие без нумерации
  • сквозная нумерация Исходящих документов
  • Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать
  • Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
  • Нумерация исходящих писем и приказов
  • Вход на сайт
  • Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Тема в разделе ” Общее делопроизводство и документооборот “, создана пользователем alexey-krd , 24 окт Секретарь – человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что. Секретарь Клуб.

Исходящие без нумерации Тема в разделе ” Общее делопроизводство и документооборот “, создана пользователем alexey-krd , 24 окт Один коллега считает, что это “низкий стиль” и для хорошего делопроизводителя недопустимо.

Он прав? Вам коллега прав, если ваша организация не может обеспечить простое делопроизводство у себя, то что говорить о других? Правила существуют для того, чтобы их выполнять.

Какая проблема в том, чтобы присвоить исходящему письму номер? То, что клиентом является частное лицо, а не юридическое, правил делопроизводства не отменяет. Любой документ должен быть оформлен надлежащим образом и зарегистрирован.

Я считаю, что в Вашем случае это элементарное пренебрежение своими обязанностями.

Ваш коллега полностью прав. Вы ленитесь, а это подрывает доверие к Вашей фирме. В нашей компании часто пишут письма клиентам-частным лицам и все регистрируются обязательно. Каким нормативным документом вы руководствуетесь, оставляя исходящие письма без номера?

Если потом возникнут претензии, как вы сможете доказать, что отправили письмо, если оно не зарегистрировано? В принципе, если есть все прочие реквизиты – бланк или угловой штамп, подпись руководителя, печать – то письма вопросов не возникнет, оспорить можно будет только реальную дату отправки.

Но выглядит это в любом случае не серьезно, да. Мы тоже так делаем часто. Смотря что пишете в письме, если просто информативный характер, то не обязательно. Если какая-то информация под роспись получателя – то я бы обязательно ставила исходящий номер. Считаю, что уважающая клиентов фирма, не поленится отправить зарегистрированную корреспонденцию с присвоенным номером.

Ведь особого напряга регистрация не вызывает. Зато, если через определенное времечко, руководство решит поинтересоваться, что было отправлено некоторым товарищам, то моментально не вспомнишь. А зарегистрированная корреспонденция, особенно, если осуществлять регистрацию в электронном виде, находится запросто. Исходящий номер обязательно должен быть, так как это основа основ делопроизводства.

Тем более этот реквизит поможет Вам осуществлять быстрый поиск документа. Конечно, для нахождения нужного письма можно использовать и другие реквизиты. Но если в один день Вы отправили несколько писем без номера, быстрый поиск значительно осложняется. То есть и номер есть, и партнеры чувствуют себя комфортно, и не нужно лишний раз в журнал регистрации заглядывать, если что-то срочное.

У нас тоже есть привязка исходящих писем к текущей дате. Я тоже считаю, что это разумное решение. Зная номер исходящего письма, всегда легко по нему, при необходимости, поднять его копию.

А вот регистрировать корреспонденцию – целесообразно и банально удобно. Удивляюсь, почему этого кто-то не делает? Работаю в небольшой частной фирме, у нас нумерация обнуляется в начале календарного года.

Например: кто-то из сотрудников очень спешил с отправкой письма, по текущим вопросам, а журнал учета у меня ведь это обязанности серетаря вести учет входящих-исходящих , а так как у нас несколько офисов, человеку не всегда удобно звонить и спрашивать номер.

Я отправляю письма с исходящим номером всегда. Так проще найти письмо по исходящему номеру, можно вести и электронный вариант исходящих писем, и если директору понадобится срочно найти какое-то письмо, то поиск не займет много времени. Абсолютно не вижу никакой проблемы в том, что бы исходящее письмо было без номера.

Куда важнее содержание письма, подписи на нем, а так же печать. Для пущей достоверности и что бы не переживать о том, дошло ли оно до адресата или нет, можно спросить кто его принял и поставить дату отправки.

Вы должны войти или зарегистрироваться, чтобы разместить сообщение. Показать игнорируемое содержимое. Ваше имя или e-mail: У Вас уже есть учётная запись? Нет, зарегистрироваться сейчас.

Да, мой пароль: Забыли пароль?

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов – письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

Сегодня свой день рождения празднуют пользователей. В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Информационно-правовая система Форум Обмен документами.

Исходящие без нумерации

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку.

В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями.

Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок? Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

Тема в разделе ” Общее делопроизводство и документооборот “, создана пользователем alexey-krd , 24 окт Секретарь – человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что. Секретарь Клуб. Исходящие без нумерации Тема в разделе ” Общее делопроизводство и документооборот “, создана пользователем alexey-krd , 24 окт

сквозная нумерация Исходящих документов

Исходящие документы – это документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т.

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С Документооборот: Исходящие документы

Активировать демодоступ. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года.

Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: – порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; – номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также.

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

.

Источник: https://tuapsevet.ru/konstitutsionnoe-pravo/kak-prisvoit-nomer-ishodyashemu-pismu.php

Как нумеруются исходящие документы

Как присвоить номер исходящему письму

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Регистрация исходящих документов

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Глафира (гость) #9[45230] 23 апреля 2009, 14:58 не вижу необходимости вносить в нумерацию год.обычно этим грешат регистраторы договоров.

но по-моему, данной цели служит дата регистрации..

если следовать нормативу, то индекс исходящего письма складывается из 3 составляющих: № структурного подразделения+ № дела по номенклатуре + порядковый номер письма по журналу регистрацииитого: 06-17/256, где06 — отдел сбыта,17 — дело «переписка с ооо ромашка» по номенклатуре,256 — по журналу регистрации исхов это 256-е письмо в текущем году Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #10[45238] 23 апреля 2009, 15:07 Если следовать нормативу, то можно дополнять чем угодно по своему усмотрению.

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Сквозная нумерация исходящих документов

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:- для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;- для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  • письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
  • все рекламные письма;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы);
  • пакеты с пометой «лично»;
  • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
  • информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрация документов

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают: — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где: исх.

Как правильно нумеровать исходящие документы

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Источник: http://2155317.ru/kak-numeruyutsya-ishodyashhie-dokumenty/

Как присвоить исходящий номер письма

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях.
Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания.

Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Присвоить исх номер письму

Важно

Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа. Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта.

7 Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению. Например, документы, предполагающие расход денежных средств, визирует бухгалтер, а ответы на запрос налоговой инспекции – юрист. Сотрудники организации, одобряющие письмо, ставят личные подписи с расшифровкой на втором экземпляре в конце текста, ниже места для визы руководителя.
После получения необходимых согласований исходящий документ подписывает руководитель организации. 8 Передайте делопроизводителю согласованный и подписанный документ.

Как присваиваются номера исходящих писем?

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов.

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Как присвоить исходящий номер письму

Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.Соответственно и в исходящих тоже должна быть отдельная графа со ссылкой на номер писма — проекта.

как то всё сложно получается, даже не знаю, нужно ли?Ведь к проекту № письма не присвоишь, поскольку не известно пройдёт или нет… Головоломка, однако. ))) — Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма.

причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00.

Как правильно присвоить номер исходящему письму

Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%).

Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу.

Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать. В конце года она брошюруется. 4 При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2).

Последние применяют при всех исходящих операциях — выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр.

Вам понадобится

  • — КУДиР;
  • — кассовая книга;
  • — первичные документы;
  • — кадровые документы.

Инструкция 1 Перечень документов, который необходим ИП для ведения деятельности на УСН, можно разделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с клиентами и наемными работниками. От бухгалтерского учета ИП освобождены.

2 Основным регистром, который фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР.
В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы. При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести учет расходов.

По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в любой момент по запросу.

Источник: https://24-advokat.ru/kak-prisvoit-nomer-ishodyashhemu-pismu/

Регистрация исходящих документов

Как присвоить номер исходящему письму

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. 

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  • исполнитель готовит проект письма,
  • если нужно, проводит процедуру согласования,
  • генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
  • письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  • письмо отправляется,
  • основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— прайс-листы,

— поздравления;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

_____________ № _______

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Скачать Образец заполнения журнала исходящих документов,

xls, 26,0 КБ

Регистрация исходящих документов: учетная форма

В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— адресат

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

— примечание

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1248

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Как присвоить номер исходящему письму

Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма.

У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа. 12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано.

Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Какой исходящий номер ставить в письме

Как присвоить номер исходящему письму

Обратите внимание! Напомним, что для регистрации не обязательны следующие виды входящей корреспонденции:

  1. информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления.
  2. рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
  3. поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, пресса;
  4. документы первичной бухгалтерской отчетности, договоры и т.д. если они поступили без сопроводительного письма (если с письмом – то регистрируется непосредственно письмо);

Как правило, список нерегистрируемых поступлений регламентируется в Инструкции по делопроизводству организации. Для регистрации входящих писем в любой организации ведется журнал учета входящих документов. Утвержденной формы для него нет, но есть некий единый стандарт, к которому вы вольны добавить при необходимости новые графы Пример: Вх.

Как правильно нумеровать исходящие письма

Приведем примерную форму такого журнала.

Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

Важно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #4[45202] 23 апреля 2009, 13:40 Как вариант — да.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Правила постановки исходящего номера

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»).

Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец.

Служебные

Прием и первичная обработка поступающих документов […] Внимание Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция

Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал.

Как присвоить номер исходящему письму

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Инфо Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:- для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;- для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

Исходящие документы в организации

Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной. Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т.п.

Рекомендуем почитать: Исходящие документы – это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом.

Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации.

Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Источник: https://dtp-sovetnik.ru/kakoj-ishodjaschij-nomer-stavit-v-pisme-96930/

Ресурс закона
Добавить комментарий