Должностная инструкция по делопроизводству в организации образец

Что должна содержать должностная инструкция делопроизводителя: примеры и образцы документов

Должностная инструкция по делопроизводству в организации образец

Важнейшим условием официального трудоустройства любого россиянина является изучение и подписание должностной инструкции – важнейшего документа, отражающего функциональные обязанности сотрудника.

В этой статье вы узнаете, что собой представляет должностная инструкция делопроизводителя, а также найдете готовые варианты данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе должностной инструкции делопроизводителя – работодатели указывают:

  • к какой категории работников сотрудник относится (категория технических исполнителей);
  • каким образованием он должен обладать (начальным профессиональным или средним общим и специальной профильной подготовкой по установленной программе);
  • каким опытом он должен обладать (как правило, без предъявления требований к стажу).

Также указывается, знаниями каких документом делопроизводитель должен обладать. Как правило, речь идет о(б):

  • нормативных правовых актах, положениях, инструкциях и других материалов по ведению делопроизводства;
  • основных положениях Единой госсистемы делопроизводства;
  • структуры предприятия и его подразделений;
  • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
  • порядка контроля за прохождением служебных материалов и документов;
  • основ организации труда;
  • правил эксплуатации вычислительной техники;
  • основ трудового законодательства;
  • норм и правил охраны труда, трудового распорядка компании, противопожарной защиты, техники безопасности и производственной санитарии.

Следующим пунктом прописывается, чем в своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:

  • действующим законодательством РФ;
  • Уставом организации;
  • должностной инструкцией;
  • приказами и распоряжениями непосредственного руководства;
  • Правилами трудового распорядка компании.

Крайне важно указать, кому делопроизводитель подчиняется (директору компании, начальнику отдела, заведующему канцелярией), а также кто выполняет его непосредственные обязанности в момент отсутствия на работе (должностное лицо, назначенное руководителем компании в установленном порядке).

Должностные обязанности: на что имеет право делопроизводитель и его ответственность

Вторым важнейшим разделом инструкции являются «Должностные обязанности», регламентирующие трудовые функции сотрудника.

Как правило, от делопроизводителя требуется:

  • прием и регистрация корреспонденции, ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения;
  • передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформление регистрационных карточек;
  • ведение картотеки учета прохождения документации, осуществление контроля за ее исполнением, выдача необходимых справок;
  • ведение учета отправляемой и получаемой корреспонденции;
  • отправка исполненной документации соответствующим адресатам;
  • систематизация и хранение документов текущего архива;
  • ведение работы по созданию справочного аппарата, обеспечение удобного и быстрого поиска документации;
  • подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описи дел, переданных в архив;
  • обеспечение сохранности проходящих служебных документов;
  • соблюдение принципов внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов предприятия;
  • соблюдение внутренних правил и норм охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты и техники безопасности;
  • обеспечение порядка на собственном рабочем месте;
  • выполнение распоряжений непосредственного руководства (в рамках, определенных трудовым договором).

В разделе «Права» рекомендуется внести следующие пункты:

  • внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию работы, а также о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности сотрудников, нарушивших установленную дисциплину;
  • ознакомление с документами, определяющими права и обязанности сотрудника, а также критерии оценки качества исполнения им трудовых обязанностей;
  • другие права, установленный действующим законодательством о труде.

Раздел «Ответственность» в большинстве случаев является стандартным и выглядит следующим образом:

  • за неисполнение/ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией (в рамках трудового законодательства РФ);
  • за правонарушения, совершенные во время работы (в пределах, установленным действующим гражданским, административным и трудовым законодательством РФ);
  • за причинение материального вреда/ущерба организации (в рамках действующего законодательства РФ).

Образцы должностной инструкции делопроизводителя

У делопроизводителей, трудящихся в определенных организациях, специфика работы может несколько отличаться от стандартной. Поэтому для наглядности мы ниже разместили несколько готовых вариантов инструкций.

Типовая инструкция (по профстандарту)

Скачать бланк типовой инструкции делопроизводителя в организации предлагаем здесь: //yadi.sk/i/P3Q7t8c83TSrwg

В школе

В школе действуют документы следующего образца: //yadi.sk/i/seMCb3Av3TSrxh

В доу (в соответствии с фгос)

Пример должностной инструкции делопроизводителя в дошкольном образовательном учреждении (детском саду): //yadi.sk/i/Ng_jMR3TSs4W

Бюджетного учреждения

Найти документ, подходящий для сотрудника бюджетного учреждения, можно по следующей ссылке: //yadi.sk/i/U7gPkYUn3TSsUv

Делопроизводителя-кадровика

Для специалиста по кадровому делопроизводству мы разместили инструкцию по адресу: //yadi.sk/d/PIH1l3Lm3TSspU

Секретаря-делопроизводителя

Чтобы скачать документ для секретаря-делопроизводителя, необходимо нажать сюда: //yadi.sk/i/I1SWqBtZ3TSsxJ

Инспектора-делопроизводителя

Скачать бланк инструкции для инспектора-делопроизводителя предлагаем по ссылке: //yadi.sk/i/oBEINIrd3TStAy

В заключение хотелось бы посоветовать провести тщательный анализ должностной инструкции перед ее утверждением – и тогда итоговый результат работы специалиста будет полностью соответствовать ожиданиям работодателя. В противном случае любое несоответствие может быть оспорено в судебном порядке.

Источник: //specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/deloproizvoditelya.html

Должностная инструкция главного специалиста по документообороту – Документы делопроизводства предприятия

Должностная инструкция по делопроизводству в организации образец

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с главным специалистом по документообороту и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. 

1. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста по документообороту относится к категории специалистов.

1.2. Назначается и освобождается от должности распоряжением руководителя организации по представлению руководителя отдела.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование,  стаж работы  по специальности не менее трех лет.

1.4. Главный специалист по документообороту подчиняется начальнику отдела кадровой политики.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста по документообороту (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.   

1.6. В своей деятельности главный специалист по документообороту и текущему контролю руководствуется:

  • законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • методическими материалами по соответствующим вопросам;
  • уставом организации;
  • приказами и распоряжениями _____________, нормативными актами и другими руководящими документами, регламентирующими деятельность отдела;
  • правилами внутреннего распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, противопожарной защиты;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный специалист по документообороту должен знать:

  • правовое обеспечение деятельности компании;
  • архивное дело;
  • структуру и руководящий состав организации;
  • единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • организационную культуру и служебную этику.

2. Должностные обязанности

Главный специалист по документообороту обязан:

2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов приказов и распоряжений ______________________.

2.2. Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству.

2.3. Вести регистрацию входящих исходящих и внутренних документов _______________________________.

2.4. Регистрацию Приказов и Распоряжений ________________________ проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

2.5. Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы приказов и распоряжений ____________ с листом согласования.

2.6. Вести обработку и хранение документов,  сдачу их в установленные сроки для хранения в архив.

2.7. Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от ____________________.

2.8. Выдавать под роспись исполнителям необходимые документы с печатью контроля исполнения, следить за своевременным их исполнением.

2.9. Вести регистрацию и обеспечить хранение нормативно-правовых актов администрации, соглашений, договоров.

2.10. Хранить  штампы, печать общего отдела и печать для документов, обеспечивать их сохранность.

2.11. Контролировать работу факса, телефона междугородной линии.

2.12. Вести протокола планерных совещаний и  ________________, производить рассылку поручений ____________.

2.13. Вести контроль исполнения поручений ___________.

2.14. Повышать профессиональный уровень, проходит обучение,  подготовку и  переподготовку по инициативе работодателя. 

2.15. Соблюдать общие принципы корпоративного поведения служащего, запреты и ограничения, связанные с работой.

3. Права

Главный специалист по документообороту вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Главный специалист по документообороту несет ответственность:

4.1. За неисполнение и ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,  в соответствии с действующим законодательством

4.2. За разглашение информации, носящей служебный и конфиденциальный характер.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.4. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

С инструкцией ознакомлен (а),

инструкцию получил (а)                                                        ________________________________

Источник: //dogovor-urist.ru/%D0%B4%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%80%D1%8B/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86-%D0%B4%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D1%81%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B0_%D0%BF%D0%BE_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82%D1%83/

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция по делопроизводству в организации образец

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждатьдолжностную инструкцию][число, месяц, год]М. П.

Должностная инструкция делопроизводителя
(ответственного за входящую корреспонденцию) [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения].

1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

– основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

– структуру предприятия и его подразделений;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

– основы организации труда;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

– [вписать нужное].

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

– положением о [канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении];

– инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

– настоящей должностной инструкцией;

– [вписать нужное].

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения].

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. [Вписать нужное].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.12. [Вписать нужное].

3. Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [Вписать нужное].

4. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

– состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;

– формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

– [вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Источник: //prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция по делопроизводству в организации образец

Профессия секретаря-делопроизводителя получила своё широкое распространение сравнительно недавно, однако специалисты данной области работы считаются высококвалифицированными и востребованными на рынке труда. И человек данной профессии может получить перспективы в карьерном плане и с точки зрения профессионального роста, в случае работы в больших компаниях, которые имеют целые службы секретариата.

Актуальность профессии

Секретариатом считается структурный отдел организации, в обязанности которого входит проведение переговоров по телефону, работа с документами и переводами, ведение служебной переписки и многое другое.

Однако необходимо отметить, что объемы работы достаточно велики, так как каждый день через руки делопроизводителя проходит огромное количество бумаг, требующих проведения аналитической работы и перенаправления адресату, в некоторых случаях требуются также навыки перевода с иностранного языка, и, конечно же, сопровождение деятельности предприятия в части определённых должностной инструкцией полномочий. Однако речь об этом пойдёт несколько позже.

Относительно возникновения профессии следует сказать о давних корнях её происхождения.

Так, раньше функции делопроизводителя выполнялись писарями и секретарями, и только в конце прошлого столетия появилась такое наименование профессии, как секретарь-делопроизводитель.

Были основаны факультеты в ВУЗах, обучение в которых предполагает получение соответствующего документа об образовании в качестве специалиста категории делопроизводства и архивного дела.

Умения и качества

Претендент на занимание данной должности должен обладать определёнными навыками и умениями, преимуществом в получении должности будет наличие профильного образования, однако это не носит обязательного характера.

//www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Среди требований к претенденту следует выделить такие умения, как:

  • Проведение работы с документацией предприятия;
  • Знания основ делопроизводства;
  • Знания основ архивного дела.
  • Уверенное владение компьютером и офисными программами.
  • Знание и умение в пользовании орг. техникой.
  • При этом важно уметь не только пользоваться программным обеспечение и орг. техникой, но и уметь проводить мелки ремонт и организовывать серьёзный ремонт неполадок и ошибок системы.

Другие существенные навыки:

  • Знать содержание руководящих и нормативных документов, которые касаются ведения делопроизводства в компании, и уметь применять их на практике .
  • Владеть основными сведениями из Единой государственной системы делопроизводства.
  • Знать стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
  • Структуру организации и её подразделения.
  • Осуществлять контроль за прохождением служебной документации.
  • Знать положения законодательства о труде, а также быть ознакомленным с правилами внутреннего трудового распорядка.
  • Быть ознакомленным с правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Секретарь делопроизводитель в большинстве случаев является лицом фирмы, поэтому он должен уметь производить правильное впечатление на посетителей. Важно наличие навыков правильного корректного общения и умения избегать конфликтных ситуаций.

В большинстве случаев на эту должность претендует женская половина, однако в редких случаях ими могут быть и мужчины.

Среди прочего, делопроизводитель занимается организацией совещаний, оказывает помощь коллегам, организует график работы персонала и многое другое. Поэтому очень важно наличие опрятного внешнего вида и соответствие одежды внутреннему дрес-коду компании.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Каков круг обязанностей?

В обязанности входит следующее:

  • Проведение работы по приёму и регистрации поступающей корреспонденции (ведение журнала входящих и исходящих документов), применяя регистрационные карточки.
  • Компьютерная обработка поступающей корреспонденции в соответствии с требованиями руководства организации.
  • Передача документов сотрудникам для последующего исполнения.
  • Отслеживать порядок прохождения документов, осуществлять контроль за характером их исполнения.
  • Выдать справки по уже зарегистрированным документам.
  • Отправка на исполнение документации и корреспонденции адресатам.
  • Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции
  • Систематизировать и хранить документацию текущего архива.
  • Подготовка и сдача в архив организации документов, делопроизводство по которым закончено.
  • Обеспечение сохранности приходящей служебной документации.

Какие полномочия вверяются?

К полномочиям данного сотрудника относят:

  • Принятие решений в целях обеспечения повседневной деятельности – по всем вопросам в границах компетенции.
  • Запрашивать информацию, необходимую в работе.
  • Подготавливать и предоставлять руководителю предложения по оптимизации своей работы.

Меры ответственности

Секретарь в некоторых случаях может нести ответственность за некоторые свои действия, среди которых:

Меры ответственности указываются в должностной инструкции, в соответствии с нормами законов о труде в РФ.

Должностная инструкция

Скачать шаблон и образец должностной инструкции делопроизводителя.

Этот документа надлежит составлять кадровыми служащими предприятия в произвольной форме, однако, опираясь на нормы законов о труде, и в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.

В тексте должностной инструкции необходимо сделать и описать такие разделы:

  • Трудовая функция работника (права и обязанности).
  • Определится с уровнем квалификационной подготовки, необходимым для выполнения поставленных задач.
  • Перечень необходимых знаний для успешного ведения работы.
  • Ответственность за несоблюдение положений инструкции.

Работника необходимо ознакомить с документом под роспись перед началом выполнения обязанностей.

О работе секретаря делопроизводителя смотрите в следующем видеоролике:

Работа в разных учреждениях

Работа секретаря-делопроизводителя сопряжена с выполнением разного рода зада, специфика которых отличается в зависимости от места работы и руководства. Можно работать в таких учреждениях, как ДОУ, школа, администрация, военная часть, МВД, больница.

Спектр обязанностей будет отличатся в связи с тем, что эти организации осуществляют разного рода деятельность, подчиняются в своей работе разным законам и имеют различные уставы.

Поэтому трудовая функция будет иметь отличия, однако общие требования к кандидату и основные навыки и умения для получения данной работы идентичны.

лекция посвященная основам делопроизводства:

Источник: //www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=6134

Должностная инструкция делопроизводителя: скачать образецВ

Должностная инструкция по делопроизводству в организации образец

Для каждого предприятия – Р° РІ особенности для РєСЂСѓРїРЅРѕРіРѕ – характерен широкий документооборот. Чтобы работа была надлежащим образом организована, назначается делопроизводитель.

Этот сотрудник ответственен за получаемую предприятием корреспонденцию и упорядочивание внутренних документов. Точно определить его обязанности и полномочия поможет должностная инструкция.

Образец ее можно скачать в конце статьи.

Общий план инструкции

Начнем с того, что единая должностная инструкция делопроизводителя законодательно не установлена. На предприятии разрабатывается собственный образец.

Далее приведен простой план документа с предписаниями, состоящий из четырех разделов.

  1. Общие положения.
  2. Перечень должностных обязанностей.
  3. Права делопроизводителя.
  4. Ответственность.

Для сравнения можно рассмотреть, какие разделы включает развернутая инструкция по делопроизводству.

  1. Общие положения.
  2. Уровень квалификации.
  3. Рабочие обязанности.
  4. Права.
  5. Ответственность.
  6. Показатели эффективности работы.
  7. Сотрудничество.

В конце должностной инструкции секретаря делопроизводителя указывается, кто ее разработал. Приводятся данные лица, с которым ее положения были согласованы.

В случаях, когда утвержден образец генеральным директором, согласование может быть проведено с ответственным за персонал или руководителем юридического отдела.

Р’ самом РЅРёР·Сѓ бланка располагается пометка «РЎ инструкцией ознакомлен», СЂСЏРґРѕРј СЃ которой есть пустая строка для РїРѕРґРїРёСЃРё делопроизводителя.

Начало инструкции: общие положения

Перед началом самой должностной инструкции секретаря делопроизводителя вводятся данные лица, утвердившего текст документа.

Приводятся его Ф�О и должность. С левой стороны бланка вписываются сведения об организации, куда принимается делопроизводитель.

Далее РїРѕ центру идет название документа, дата подготовки Рё порядковый номер. Р�так, первый раздел должностной инструкции делопроизводителя образца РЅР° любом предприятии – общие положения.

  1. Должность делопроизводителя находится в группе технических исполнителей. Принятие на работу и увольнение с должности производится путем издания приказа руководителя по представлению уполномоченного лица.
  2. Необходимое образование: полное общее и подготовка по установленной для этой должности программе либо начальное профессиональное. Требований к продолжительности рабочего стажа не предъявляется.
  3. Непосредственный начальник делопроизводителя – ответственный Р·Р° канцелярию, руководитель отдела РїРѕ работе СЃ документами или РґСЂСѓРіРѕР№ уполномоченный сотрудник.
  4. В случае отсутствия работника его обязанности возлагаются на заместителя.
  5. При выполнении своих обязанностей специалист ориентируется на настоящие предписания, устав организации, нормативные акты, трудовой распорядок предприятия и приказы руководства.
  6. Работник должен быть осведомлен о нормативных актах, содержании Единой государственной системы делопроизводства, нормах охраны труда и правилах трудового распорядка организации.

Важно! При оформлении предписаний по должности делается ссылка на трудовой договор с лицом, для которого предназначен документ.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя в первом разделе содержит обобщенные сведения о требованиях к соискателю и порядке осуществления рабочих обязанностей.

В чем заключаются должностные обязанности

Второй раздел посвящен функциям и должностным обязанностям делопроизводителя.

Как правило, от него ожидается следующее:

  • прием Рё регистрация полученной корреспонденции, Р° также ее отправка соответствующим структурным подразделениям, пересылка завершенной документации;
  • учет движения документов, РёС… распределение Рё хранение;
  • выдача справок РїРѕ зарегистрированным бланкам.

На вышеперечисленных базовых функциях основывается перечень должностных обязанностей делопроизводителя.

От него ожидается формирование из документов дел в соответствии с установленной номенклатурой.

По истечении определенного периода он должен передавать документацию в архив.

​

Помимо выполнения специфических обязанностей, делопроизводителю нужно информировать начальство о возникших несчастных случаях или неблагоприятных ситуациях. Также он вправе требовать от работников канцелярии соблюдения порядка.

Что входит в права делопроизводителя

В рамках должностной инструкции секретаря делопроизводителя наряду с функциями устанавливается перечень прав.

Перечислим, какие действия уполномочен совершать сотрудник.

  1. Требовать у непосредственного руководства формирования оптимальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
  2. Быть осведомленным обо всех решениях руководства, связанных с его деятельностью.
  3. Вносить предложения по улучшению условий труда и представлять их руководству для ознакомления.
  4. Владеть всей необходимой документацией и сведениями для выполнения своей работы.
  5. Запрашивать у руководства содействие в выполнении должностных обязанностей и реализации гарантированных настоящими предписаниями прав.

Таким образом, должностная инструкция позволяет сотруднику требовать улучшения условий труда и вносить собственные предложения по улучшению организации рабочего процесса.

Ответственность делопроизводителя

Заключительный раздел типовой инструкции – ответственность. РћРЅР° возлагается Р·Р° следующие действия:

  • невыполнение СЃРІРѕРёС… должностных обязательств;
  • невыполнение распоряжений руководства, затрагивающих сферу делопроизводства;
  • совершение противоправных действий;
  • причинение материального ущерба;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • предоставление руководству предприятия недостоверной информации.

Должностная инструкция позволяет четко определить перечень обязанностей и сферу полномочий делопроизводителя. В ней указываются реквизиты трудового договора с лицом, для которого готовится документ.

В начале прописывают сведения об организации, вводят данные уполномоченного лица, утвердившего инструкцию.

В конце сотрудник ставит подпись рядом с отметкой о том, что он был ознакомлен с положениями документа.

Единый образец инструкции не разработан. Далее, по ссылке можно скачать пример бланка.

​

Должностня инструкция делопроизводителя — образец

Источник: //paperdoc.ru/documents/personnel/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-obrazec

Должностная инструкция по делопроизводству в организации образец

Должностная инструкция по делопроизводству в организации образец

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2018 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку. На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности. Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно. 1. Общие положения 1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей. 2.

Делопроизводитель должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия и его подразделений; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной и оргтехники; — основы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности. 2.2. Делопроизводитель должен уметь: — пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники. 3. Должностные обязанности 3.1.

2. Должностные обязанности делопроизводителя Делопроизводитель: 1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. 2.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 3.6. [Вписать нужное]. 4. Ответственность Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность: 4.1.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.4.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД. Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Разработка и разделы должностных инструкций При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении.

Важно

Стоит сказать — положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Отметим, что текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника.

Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников.

Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о ϲʙᴏих обязанностях.

Ресурс закона
Добавить комментарий